In diesem Beitrag lernen Sie mehr zum Outsourcing der Buchhaltung. Weiterhin zu den Kosten sowie über die Vorteile und Nachteile, wenn Sie die Buchhaltung outsourcen. Sie finden auch Tipps zu den Kosten und evtl. Anbietern, dem Fachwissen, dem entstehenden Aufwand, der Haftung und zu den Daten.
Inhalt
Was ist Outsourcing oder Outsourcen?
Das Outsourcing ganz allgemein ist ein Auslagern bzw. eine Abgabe von originären Unternehmensaufgaben an einen externen, unabhängigen Dienstleister. Aus ökonomischer Sicht ist der Sinn und Zweck eines jeden Outsourcings im weitesten Sinne das Einsparen von Personal- sowie von Verwaltungskosten. Damit verbunden sind in vielen Fällen weitere Ersparnisse bei den Aufwendungen für die Aus- und Weiterbildung von Fachpersonal. Was ausgelagert wird, das braucht weder einmalig angeschafft noch laufend unterhalten zu werden.
Diesen Kosteneinsparungen stehen umgekehrt die Ausgaben für das Outsourcen gegenüber. Dabei handelt es sich um einen vertraglich vereinbarten Betrag, der in meistens monatlichen Teilbeträgen fällig wird. Der Unternehmer verspricht sich durch das Outsourcing nicht nur eine Kostenersparnis, sondern auch eine Entlastung für diesen Teilbereich auf der ganzen Länge, bis hin zur Verantwortung und Haftung.
Doch das Outsourcing ist nur dann erfolgreich, wenn es auf den richtigen, den passenden Unternehmensbereich bezogen bzw. begrenzt wird. Der Unternehmer muss sich sorgfältig überlegen, wo und auf welche Weise sich das Outsourcen für seine Firma am besten eignet. Dabei sollte es sich um ein in sich abgeschlossenes Arbeits- und Sachgebiet handeln, also um eins ohne oder mit nur wenigen übergreifenden Schnittstellen.
Anbieter für das Outsourcing der Buchhaltung
Ein solcher Unternehmensbereich ist auch die Buchhaltung. Sie ist diejenige Einheit in jedem Unternehmen, die sich mit der Buchführung im weitesten Sinne befasst. Die ist ihrerseits eine zahlen- und belegmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge in Bezug auf den Zahlungsverkehr. Die Buchhaltung ist für das Outsourcing besonders gut geeignet.
Demgegenüber stehen nur einige wenige Nachteile, die eher Schwachpunkte sind. Mit dem Outsourcing der Buchhaltung verbleibt im Unternehmen selbst in der Regel ein einziger Mitarbeiter. Respektive eine gering besetzte Abteilung als Ansprechpartner für den externen Anbieter. Der ist je nach Größe des Unternehmens und der damit verbundenen Buchführung
- ein Steuerberater,
- eine Steuerberatungskanzlei
- oder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.
Vorteile beim Outsourcing der Buchhaltung
Ein Outsourcing der Buchhaltung kann erhebliche Vorteile zur Folge haben. So u. a. diese:
Know-How oder das Fachwissen einkaufen
Das Einkaufen von fachlichem Know-How auf dem gesamten Sach- und Fachgebiet der Buchhaltung findet statt. Dies führt dazu, dass der externe Dienstleister mit seinem Kerngeschäft meist schneller und besser arbeiten kann, als die Fachabteilung in einem Betrieb. Weiterhin kann die Branche besser überschaut werden, da es Vergleichsunternehmen beim externen Dienstleister gibt.
Geringer technischer Aufwand beim Outsourcing der Buchhaltung
Das Übertragen von Technik und Logistik mit Hardware und mit Software auf den externen Dienstleister findet beim Outsourcing der Buchhaltung statt. Wieder ein Kostenersparnis, da wir die Technik nicht selbst vorhalten müssen.
Teilverantwortung durch den Dienstleister
Die Übertragung des verantwortlichen Archivierens und Dokumentierens auf den externen Dienstleister findet satt. Dies kann ein Steuerberater oder eine Agentur für die Buchhaltung sein.
Durch ein Outsourcing der Buchhaltung haben Sie geringere Personalkosten
Den ersatzlosen Wegfall des eigenen Personalrisikos mit Erholungsurlaub, Krankheit, Erziehungszeiten oder Mutterschaftsurlaub und vieles mehr, sparen Sie beim Outsourcing der Buchhaltung ein.
Wechsel des externen Dienstleisters ist möglich
Ein weiterer Vorteil bietet der vertraglich mögliche Wechsel vom externen Dienstleister im Gegensatz zu den vertraglich unbefristeten Mitarbeitern im eigenen Unternehmen.
Übertrag der Haftung
Die Übertragung der Haftung auf den externen Dienstleister, der seinerseits berufsständisch versichert ist, wird vorgenommen.
Nachteile beim Outsourcing der Buchhaltung
Als Schwachpunkte bzw. Nachteile beim Outsourcing der Buchhaltung bleiben festzuhalten:
Eine vorübergehende vertragliche Bindung an den Dienstleister
Ein Nachteil beim Outsourcen der Buchhaltung bildet die vertragliche Gebundenheit an den betreffenden externen Dienstleister, wenn auch nur zeitlich begrenzt. So kann z. B. vertraglich geregelt sein, dass der Vertrag mindestens 12 Monate oder länger laufen muss.
Zugriff auf die Daten
Der Verzicht auf den kompletten oder begrenzten Zugriff der eigenen Daten und Dokumente rund um die Buchhaltung ist ein weiterer Nachteil.
Preisgeben von sensiblen Daten beim Outsourcen
Der Zugang des externen Dienstleisters zu sämtlichen Interna des eigenen Unternehmens mit finanzieller Relevanz kann ein weiterer Nachteil beim Outsourcing der Buchhaltung sein.
Zusätzliche Kosten, gerade bei kleinen Unternehmen
Die damit verbundenen Aufwendungen für das neu gegründete Unternehmen in der Phase der Existenzgründung oder bei kleinen Unternehmen kann zu zusätzlichen Kosten führen. Dies kann gerade bei Start-Ups zu Nachteilen führen.
Outsourcing der Buchhaltung – Lieber selbst machen oder outsourcen
Der Jungunternehmer als Einzelkämpfer sollte sich immer dafür entscheiden, so viel wie möglich selbst zu erledigen. So dass damit keine Fremdkosten verbunden sind. Wenn doch, dann sollen die Kosten auf ein Mindestmaß reduziert werden. Dazu hält er oftmals einen 450 Euro Minijob sowie die Einnahmeüberschussrechnung mit der Excel-Tabelle für ausreichend.
Zur Not erledigt er diese Arbeit selbst am Wochenende, solange darunter das Kerngeschäft nicht leidet. Doch kurz über lang kommt der Punkt, an dem eine professionelle Buchführung unumgänglich ist. Das kann der Wechsel von der Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG hin zur Umsatzsteuerpflicht sein. Auch ganz einfach die schiere Größe des Umfangs der Buchhaltung mit Belegen und Buchungssätzen. Siehe hierzu den Beitrag Buchführungspflicht. Lesen Sie hierzu auch den Beitrag: Buchhaltung selber machen oder zum Steuerberater.
Kosten der Buchhaltung im eigenen Unternehmen
In der heutigen Zeit einer fortschreitenden Digitalisierung sind mit der Buchhaltung im eigenen Hause erhebliche Kosten verbunden. Nichts ist so beständig wie der Wandel! Was einmal vorhanden ist, bedarf eines laufenden Updates. Ansonsten ist auf Sicht gesehen der externe Datenaustausch nicht mehr möglich. Ein ganz entscheidendes Plus für das Outsourcen der Buchführung ist und bleibt der gesamte Komplex rund um die technischen Kosten.
Weiterhin die Kosten für Lizenzen der Buchhaltungssoftware, auch die Hardware bis hin zu laufenden Schulungen sowie zur Systemverwaltung als solcher verursachen Kosten. Aus dieser Sichtweise kann unter vielen guten der beste externe Dienstleister ausgewählt werden. Unter denen findet der Konkurrenzkampf um Mandanten statt. Wohingegen der Unternehmer mit viel Ruhe sowie Gelassenheit auswählen und bei nächstbester Gelegenheit den Anbieter wechseln kann.
Weitere Infos
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