Outsourcing Buchhaltung Kosten, Vorteile, Nachteile, Outsourcen

BuchhaltungFinanzierung – In diesem Beitrag lernen Sie mehr zum Outsourcing der Buchhaltung. Weiterhin zu den Kosten sowie zu den Vorteilen und Nachteilen, wenn Sie die Buchhaltung outsourcen.

Das Outsourcing der Buchhaltung sowie die Kosten, Vorteile und Nachteile beim Outsourcen

Das Outsourcing der Buchhaltung sowie die Kosten, Vorteile und Nachteile beim Outsourcen
Das Outsourcing der Buchhaltung sowie die Kosten, Vorteile und Nachteile beim Outsourcen

Was ist Outsourcing oder Outsourcen?

Das Outsourcing ganz allgemein ist ein Auslagern beziehungsweise eine Abgabe von originären Unternehmensaufgaben an einen externen, unabhängigen Dienstleister. Aus ökonomischer Sicht ist der Sinn und Zweck eines jeden Outsourcings im weitesten Sinne das Einsparen von Personal- sowie von Verwaltungskosten. 

Damit verbunden sind in vielen Fällen weitere Ersparnisse bei den Aufwendungen für die Aus- und Weiterbildung des Fachpersonals. Was ausgelagert wird, das braucht weder einmalig angeschafft noch laufend unterhalten zu werden.

Das Outsourcing der Buchhaltung, der Kostenvergleich ist entscheidend

Diesen Kosteneinsparungen stehen umgekehrt die Ausgaben für das Outsourcen gegenüber. Dabei handelt es sich um einen vertraglich vereinbarten Betrag, der in meistens monatlichen Teilbeträgen fällig wird.

Der Unternehmer verspricht sich durch das Outsourcing nicht nur eine Kostenersparnis. Sondern auch eine Entlastung für diesen Teilbereich auf der ganzen Länge. Bis hin zur Verantwortung und Haftung. Doch das Outsourcing ist nur dann erfolgreich, wenn es auf den richtigen, den passenden Unternehmensbereich bezogen beziehungsweise begrenzt wird.

Der Unternehmer muss sich sorgfältig überlegen, wo und auf welche Weise sich das Outsourcen für seine Firma am besten eignet. Dabei sollte es sich um ein in sich abgeschlossenes Arbeits- und Sachgebiet handeln. Also um eins ohne oder mit nur wenigen übergreifenden Schnittstellen.

An wen die Buchhaltung outsourcen?

Ein solcher Unternehmensbereich ist die Buchhaltung. Sie ist diejenige Einheit in jedem Unternehmen, die sich mit der Buchführung im weitesten Sinne befasst. Die ist ihrerseits eine zahlen- und belegmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge in Bezug auf den Zahlungsverkehr. Die Buchhaltung ist für das Outsourcen besonders gut geeignet. Demgegenüber stehen nur einige wenige Nachteile, die eher Schwachpunkt sind.

Mit dem Outsourcing der Buchhaltung verbleibt im Unternehmen selbst in der Regel ein einziger Mitarbeiter. Respektive eine gering besetzte Abteilung als Ansprechpartner für den externen Dienstleister. Der ist je nach Größe des Unternehmens und der damit verbundenen Buchführung ein Steuerberater, die Steuerberatungskanzlei oder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

Die Vorteile durch das Outsourcen

Ein Outsourcen der Buchhaltung kann erhebliche Vorteile zur Folge haben. So unter anderem diese:

Das Know-How oder das Fachwissen einkaufen

Das Einkaufen von fachlichem Know-How auf dem gesamten Sach- und Fachgebiet der Buchhaltung findet statt.

Einen geringen technischen Aufwand

Das Übertragen von Technik und Logistik mit Hardware und mit Software auf den externen Dienstleister findet statt.

Es entsteht eine Teilverantwortung durch den Dienstleister

Die Übertragung des verantwortlichen Archivierens und Dokumentierens auf den externen Dienstleister findet satt. Dies kann ein Steuerberater oder eine Agentur für die Buchhaltung sein.

Sie haben geringe Personalkosten

Den ersatzlosen Wegfall des eigenen Personalrisikos mit Erholungsurlaub, Krankheit, Erziehungszeiten oder Mutterschaftsurlaub und vieles mehr.

Ein Wechsel des externen Dienstleisters ist möglich

Weiterhin den vertraglich möglichen Wechsel des externen Dienstleisters im Gegensatz zu den vertraglich unbefristeten Mitarbeitern im eigenen Unternehmen.

Die Übertrag der Haftung

Die Übertragung der Haftung auf den externen Dienstleister, der seinerseits berufsständisch versichert ist.

Die Nachteile beim Outsourcing

Als Schwachpunkte beziehungsweise Nachteile des Outsourcing bleiben festzuhalten:

Eine vorübergehende vertragliche Bindung an den Dienstleister

Die vertragliche Gebundenheit an den betreffenden externen Dienstleister, wenn auch zeitlich begrenzt. So kann zum Beispiel vertraglich geregelt sein, dass der Vertrag mindestens 12 Monate oder länger laufen muss.

Der Zugriff auf die Daten

Der Verzicht auf den kompletten oder begrenzten Zugriff der eigenen Daten und Dokumente rund um die Buchhaltung.

Das Preisgeben von sensiblen Daten

Der Zugang des externen Dienstleisters zu sämtlichen Interna des eigenen Unternehmens mit finanzieller Relevanz.

Die zusätzlichen Kosten, gerade bei kleinen Unternehmen

Die damit verbundenen Aufwendungen für das neugründete Unternehmen in der Phase der Existenzgründung oder bei kleinen Unternehmen.

Das Outsourcing der Buchhaltung, lieber selbst machen oder outsourcen

Der Jungunternehmer als Einzelkämpfer sollte sich immer dafür entscheiden, so viel wie möglich selbst zu erledigen. So dass damit keine Fremdkosten verbunden sind. Wenn doch, dann sollen die Kosten auf ein Mindestmaß reduziert werden.

  • Dazu hält er oftmals einen 450 Euro Minijob sowie die Einnahmeüberschussrechnung mit der Excel-Tabelle für ausreichend. Zur Not erledigt er diese Arbeit selbst am Wochenende, solange darunter das Kerngeschäft nicht leidet.

Doch kurz über lang kommt der Punkt, an dem eine professionelle Buchführung unumgänglich ist. Das kann der Wechsel von der Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG hin zur Umsatzsteuerpflicht sein. Auch ganz einfach die schiere Größe des Umfangs der Buchhaltung mit Belegen und Buchungssätzen. Siehe hierzu den Beitrag Buchführungspflicht. Lesen Sie hierzu auch den Beitrag: Buchhaltung selber machen oder zum Steuerberater.

Die Kosten der Buchhaltung

In der heutigen Zeit einer fortschreitenden Digitalisierung sind mit der Buchhaltung im eigenen Hause erhebliche Kosten verbunden. Nichts ist so beständig wie der Wandel! Was einmal vorhanden ist, bedarf eines laufenden Updates. Ansonsten ist auf Sicht gesehen der externe Datenaustausch nicht mehr möglich.

Ein ganz entscheidendes Plus für das Outsourcen der Buchführung ist und bleibt der gesamte Komplex rund um die technischen Kosten. Weiterhin die Kosten für Lizenzen der Buchhaltungssoftware. Auch die Hardware bis hin zu laufenden Schulungen sowie zur Systemverwaltung als solcher verursachen Kosten.

Aus dieser Sichtweise kann unter vielen guten der beste externe Dienstleister ausgewählt werden. Unter denen findet der Konkurrenzkampf um Mandanten statt. Wohingegen der Unternehmer mit viel Ruhe sowie Gelassenheit auswählen und bei nächstbester Gelegenheit den Anbieter wechseln kann.

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