Outsourcing Buchhaltung Kosten, Vorteile, Nachteile, Outsourcen

BuchhaltungFinanzierung – Outsourcing der Buchhaltung Kosten, Vorteile, Nachteile, Outsourcen der Buchführung

Outsourcing der Buchhaltung

Das Outsourcing ganz allgemein ist ein Auslagern beziehungsweise eine Abgabe von originären Unternehmensaufgaben an einen externen, unabhängigen Dienstleister. Aus ökonomischer Sicht ist der Sinn und Zweck eines jeden Outsourcings im weitesten Sinne das Einsparen von Personal- sowie von Verwaltungskosten.

Damit verbunden sind in vielen Fällen weitere Ersparnisse bei den Aufwendungen für die Aus- und Weiterbildung des Fachpersonals. Was ausgelagert wird, das braucht weder einmalig angeschafft noch laufend unterhalten zu werden.

In diesem Beitrag lernen Sie mehr zum Outsourcing der Buchhaltung, den Kosten sowie zu den Vorteilen und Nachteilen, wenn Sie die Buchhaltung outsourcen.

Kostenvergleich ist entscheidend

Diesen Kosteneinsparungen stehen umgekehrt die Ausgaben für das Outsourcen gegenüber.

Dabei handelt es sich um einen vertraglich vereinbarten Betrag, der in meistens monatlichen Teilbeträgen fällig wird.

Der Unternehmer verspricht sich durch das Outsourcing nicht nur eine Kostenersparnis, sondern auch eine Entlastung für diesen Teilbereich auf der ganzen Länge, bis hin zu Verantwortung und Haftung.

Doch das Outsourcing ist nur dann erfolgreich, wenn es auf den richtigen, den passenden Unternehmensbereich bezogen beziehungsweise begrenzt wird.

Der Unternehmer muss sich sorgfältig überlegen, wo und auf welche Weise sich das Outsourcen für seine Firma am besten eignet.

Dabei sollte es sich um ein in sich abgeschlossenes Arbeits- und Sachgebiet handeln; also um eins ohne oder mit nur wenigen ressortübergreifenden Schnittstellen.

Buchhaltung outsourcen

Ein solcher Unternehmensbereich ist die Buchhaltung
Sie ist diejenige Einheit in jedem Unternehmen, die sich mit der Buchführung im weitesten Sinne befasst.

Die ist ihrerseits eine zahlen- und belegmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge in Bezug auf den Zahlungsverkehr.

Die Buchhaltung ist für das Outsourcen besonders gut geeignet. Demgegenüber stehen nur einige wenige Nachteile, die eher Schwachpunkt sind.

Mit dem Outsourcing der Buchhaltung verbleibt im Unternehmen selbst in der Regel ein einziger Mitarbeiter respektive eine geringbesetzte Abteilung als Ansprechpartner für den externen Dienstleister.

Der ist je nach Größe des Unternehmens und der damit verbundenen Buchführung ein Steuerberater, die Steuerberatungskanzlei oder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

Vorteile beim Outsourcen

Ein Outsourcen der Buchhaltung hat als erhebliche Vorteile zur Folge:

Knowhow

Das „Einkaufen“ von fachlichem Knowhow auf dem gesamten Sach- und Fachgebiet der Buchhaltung findet statt.

Technik

Das Übertragen von Technik und Logistik mit Hardware und mit Software auf den externen Dienstleister findet statt.

Teilverantwortung

Die Übertragung des verantwortlichen Archivierens und Dokumentierens auf den externen Dienstleister.

Personalkosten

Den ersatzlosen Wegfall des eigenen Personalrisikos mit Erholungsurlaub, Krankheit, Erziehungs- oder Mutterschaftsurlaub u. a. m.

Anbieterwechsel

Weiterhin den vertraglich möglichen Wechsel des externen Dienstleisters im Gegensatz zu den vertraglich unbefristeten Mitarbeiter/innen im eigenen Unternehmen.

Haftungsübertragung

Die Haftungsübertragung auf den externen Dienstleister, der seinerseits berufsständisch versichert ist

Nachteile beim Outsourcen

Als Schwachpunkte bzw. Nachteile des Outsourcing bleiben festzuhalten:

Vertrag

Die vertragliche Gebundenheit an den betreffenden externen Dienstleister, wenn auch zeitlich begrenzt.

Zugriff auf die Daten

Der Verzicht auf den kompletten oder begrenzten Zugriff der eigenen Daten und Dokumente rund um die Buchhaltung.

Preisgeben von sensiblen Daten

Der Zugang des externen Dienstleisters zu sämtlichen Interna des eigenen Unternehmens mit finanzieller Relevanz.

Zusätzliche Kosten

Die damit verbundenen Aufwendungen für das neugründete Unternehmen in der Existenzgründungsphase.

Buchhaltung selbst machen oder outsourcen

Der Jungunternehmer „als Einzelkämpfer“ wird sich immer dafür entscheiden, so viel wie möglich selbst zu erledigen, ohne dass damit Fremdkosten verbunden sind; und wenn doch, dann sollen sie auf ein Mindestmaß reduziert werden.

  • Dazu hält er oftmals einen 450 Euro Minijob sowie die Einnahmeüberschussrechnung mit der Excel-Tabelle für ausreichend. Zur Not erledigt er diese Arbeit selbst am Wochenende, solange darunter das Kerngeschäft nicht leidet.

Doch kurz über lang kommt der Punkt, an dem eine professionelle Buchführung unumgänglich ist.

Das kann der Wechsel von der Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG hin zur Umsatzsteuerpflicht sein, oder ganz einfach die schiere Größe des Buchhaltungsumfanges mit Belegen und Buchungssätzen.

Siehe hierzu den Beitrag Buchführungspflicht. Lesen Sie hierzu auch den Beitrag: Buchhaltung selber machen oder zum Steuerberater.

Kosten der Buchhaltung

In der heutigen Zeit einer fortschreitenden Digitalisierung
sind mit der Buchhaltung im eigenen Hause erhebliche Kosten für die gesamte Kommunikations- und die IT-Technik verbunden.

Nichts ist so beständig wie der Wandel! Was einmal vorhanden ist, bedarf eines laufenden Updates; ansonsten ist auf Sicht gesehen der externe Datenaustausch nicht mehr möglich.

Ein ganz entscheidendes Plus für das Outsourcen der Buchführung ist und bleibt der gesamte Komplex rund um die technischen sowie logistischen Kosten; von Lizenzen für die Buchhaltungssoftware über Hardware bis hin zu laufenden Schulungen sowie zur Systemverwaltung als solcher.

Aus dieser Sichtweise kann unter vielen guten der beste externe Dienstleister ausgewählt werden.

Unter denen findet der Konkurrenzkampf um Mandanten statt, wohingegen der Unternehmer mit viel Ruhe sowie Gelassenheit auswählen und bei nächstbester Gelegenheit den Anbieter wechseln kann.

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