Rechnung Kleinunternehmer Vorlage, Muster, Beispiel

BuchhaltungVorlagen – Rechnung Kleinunternehmer Vorlage, Muster, Beispiel für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG

Rechnung schreiben für Kleinunternehmer

Rechnung Kleinunternehmer Vorlage, Muster, Beispiel für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG

Der Kleinunternehmer ist, etwas laienhaft und vereinfacht ausgedrückt, ein von der Umsatzhöhe her kleines Unternehmen. Hier lernen Sie mehr zu den Besonderheiten der Rechnung für Kleinunternehmer. Am Ende des Beitrags erhalten Sie eine Vorlage bzw. ein Muster welches Sie kostenlos downloaden, bearbeiten und ausdrucken können.

Diese Bewertung erfolgt in erster Linie aus Sicht des Umsatzsteuergesetzes UStG.

Dem Kleinunternehmer wird wegen des geringfügigen Umsatzes die Erfüllung seiner ansonsten umsatzsteuerlichen Pflichten im Verhältnis zu dem damit verbundenen Aufwand vom Gesetzgeber her nicht zugemutet.

Befreiung von der Umsatzbesteuerung

Grundsätzlich ist jeder, also auch der Kleinunternehmer nach § 2 UStG ein Unternehmer im gewerblichen Sinn mit der dazugehörigen Verpflichtung zur Umsatzbesteuerung.

Davon kann er sich auf Antrag hin befreien lassen. Die gängige Möglichkeit dazu ist § 19 UStG. Danach wird auf die eigenen Umsätze des Kleinunternehmers keine Umsatzsteuer erhoben.

Umgekehrt verzichtet er auf den Vorsteuerabzug. Im Grunde genommen ist der Kleinunternehmer in diesem Fall umsatzsteuerlich ein Endverbraucher.

Kleinunternehmerregelung

Da die Kleinunternehmerregelung für den Betroffenen dauerhaft durchaus nachteilig sein kann, hat er “ein Optionsrecht zur Regelbesteuerung gemäß § 19/II UStG“, und zwar bindend für den Optionszeitraum von mindestens fünf Jahren.

Ungeachtet dessen gelten für die Rechnungsstellung des Kleinunternehmers gesetzliche Vorgaben. Sie sind jedoch gegenüber dem Rechnungsinhalt eines umsatzsteuerpflichtigen Unternehmens deutlich gelockert.

Dennoch muss auch die Rechnung für das Kleinunternehmen sachlich und rechnerisch richtig, das heißt fehlerlos sein, um als steuerliche Betriebseinnahme anerkannt zu werden.

Umgekehrt muss auch der Rechnungsempfänger auf die Korrektheit der Kleinunternehmerrechnung achten; ansonsten besteht für seine Buchführung die Gefahr, dass die bezahlte fehlerhafte Rechnung nicht als steuerabzugsfähige Betriebsausgabe anerkannt wird.

Rechnung Pflichtinhalte

Zu den sogenannten Pflichtinhalten der Kleinunternehmerrechnung gehören:

Kommunikationsdaten

Die Kommunikationsdaten des Rechnungsausstellers sowie des Rechnungsempfängers. Für den Rechnungsempfänger sind:

  • der Name,
  • die Rechtsform
  • sowie eine Zustelladresse für die Briefpost ausreichend.

Für den Rechnungsaussteller sind das die Mindestangaben. Hilfreich bis notwendig, nicht jedoch gesetzlich vorgeschrieben sind weitere Informationen zur Erreichbarkeit telefonisch über Festnetz und Mobilfunk, per Telefax sowie per E-Mail.

Sofern für die Rechnung der offizielle Firmenkopfbogen benutzt wird, kann beziehungsweise müssen daraus auch die Rechtsform des Kleinunternehmers sowie die Bankverbindung ersichtlich sein.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID

Als Dokumentation respektive Nachweis darüber, dass der Rechnungssteller als Kleinunternehmer bei seinem Betriebsfinanzamt registriert und dort als solcher geführt wird, gehört wahlweise die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf den Rechnungsvordruck.

Eins von beidem ist ausreichend, beides gemeinsam jedoch weder falsch noch nachteilhaft. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer brauchen Sie, wenn Sie einem Gesprächspartner im Ausland eine Rechnung stellen.

Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum muss dasjenige Datum sein, an dem die Rechnung ausgestellt, das heißt geschrieben worden ist.

Da im direkten Zusammenhang damit das Zahlungsziel steht, sollte der Zeitabstand zwischen dem Rechnungsdatum und dem tatsächlichen Versand der Kleinunternehmerrechnung möglichst gering sein.

Rechnungsdatum und Leistungserbringungsdatum sind nicht ein und dasselbe; beide Daten können deutlich voneinander abweichen.

Der Kleinunternehmer kann in seiner Rechnungsstellung auf das exakte Datum der Leistungserbringung verzichten.

Ein monats-, nicht taggenaues Liefer- oder Leistungsdatum lässt sich durch den Hinweis ersetzen, dass es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnung ist mit einer eigenen, einmalig zu vergebenden Rechnungsnummer zu versehen.

Die Rechnungsnummernvergabe bezieht sich immer auf das Geschäftsjahr, das bei einem Kleinunternehmen in aller Regel mit dem Kalenderjahr identisch ist.

Bei der Nummerngestaltung kann der Unternehmer durchaus kreativ sein. Auf jeden Fall sollte das jeweilige Kalenderjahr [2018, 2019 …..] ein Bestandteil der Rechnungsnummer sein.

Erbrachte Leistung

Exakte Beschreibung oder Auflistung der erbrachten Leistung. Zu benennen ist die handelsübliche Bezeichnung von Dienstleistung, Ware oder Produkt.

Aufzuführen sind darüber hinaus die Stückzahl sowie der Stückpreis, sodass sich aus der Multiplikation von beidem die Summe errechnen lässt.

Hier muss so deutlich formuliert werden, dass anhand von Kostenart und Kostenhöhe die Gesamtkosten ersichtlich sind.

Kleinunternehmerregelung ausweisen

In einem separaten Absatz wird der Grund formuliert, aus dem die ansonsten obligate Umsatzsteuer in dieser Rechnung fehlt.

Dazu bieten sich die folgenden Formulierungsvorschläge an, von denen einer ausreicht:

  • „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer
  • Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG
  • Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten
  • Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG
  • Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet
  • Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG”

Aufbewahrungsfrist Sonderfall

Sofern es sich um eine grundstücksbezogene Leistung handelt, muss auf die zweijährige Aufbewahrungsfrist des privaten Leistungsempfängers formlos hingewiesen werden.

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Rechnung Vorlage, Muster

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Im Nachfolgenden erhalten Sie eine Vorlage oder Muster für die Rechnung als Kleinunternehmer. Dieses Muster können Sie kostenlos downloaden und mit Ihren persönlichen Daten ausfüllen.

Download

Die Muster und Beispiele sind erhältlich als Excel Dokument. Hier können Sie die Vorlage kostenlos downloaden:

Bitte bedenken Sie, dass wir keine Rechtsberatung durchführen und keine Gewährleistungen für Veränderungen der Vorschriften übernehmen können.