Rechnung Kleinunternehmer Vorlage, Muster kostenlos downloaden

Sie erhalten in diesem Beitrag eine Rechnung für Kleinunternehmer als Vorlage, Muster bzw. ein Beispiel für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Sie können die Vorlage für Excel, Libre Office und als PDF downloaden. Zusätzlich lernen Sie weitere Infos zum Thema Rechnung schreiben für Kleinunternehmer.

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Die Vorlage oder das Muster für die Kleinunternehmer Rechnung kostenlos downloaden

Im Nachfolgenden erhalten Sie eine Vorlage bzw. ein Muster für die Rechnung als Kleinunternehmer. Dieses Muster können Sie kostenlos downloaden und mit Ihren persönlichen Daten ausfüllen. Die Muster und Beispiele sind erhältlich für Excel, für Libreoffice oder Openoffice sowie als PDF. Hier können Sie die Vorlage kostenlos downloaden:

Was ist ein Kleinunternehmer?

Der Kleinunternehmer ist, etwas laienhaft und vereinfacht ausgedrückt, ein von der Umsatzhöhe her kleines Unternehmen. Diese Bewertung erfolgt in erster Linie aus Sicht des Umsatzsteuergesetzes UStG. Dem Kleinunternehmer wird wegen des geringfügigen Umsatzes die Erfüllung seiner ansonsten umsatzsteuerlichen Pflichten im Verhältnis zu dem damit verbundenen Aufwand vom Gesetzgeber her nicht zugemutet.

Wer kann sich von der Umsatzbesteuerung mit Rechnung für Kleinunternehmer befreien lassen?

Grundsätzlich ist jeder, also auch der Kleinunternehmer nach § 2 UStG ein Unternehmer im gewerblichen Sinn, somit erstmal mit der dazugehörigen Verpflichtung zur Umsatzbesteuerung. Davon kann er sich auf Antrag hin befreien lassen.

Die gängige Möglichkeit dazu ist der § 19 UStG. Danach wird auf die eigenen Umsätze des Kleinunternehmers keine Umsatzsteuer erhoben. Umgekehrt verzichtet er auf den Vorsteuerabzug. Im Grunde genommen ist der Kleinunternehmer in diesem Fall umsatzsteuerlich ein Endverbraucher.

Was ist die Regelung für Kleinunternehmer bei der Rechnung und das Optionsrecht?

Da die Kleinunternehmerregelung bei der Rechnung für den Betroffenen dauerhaft durchaus nachteilig sein kann, hat er ein Optionsrecht zur Regelbesteuerung gemäß § 19/II UStG. Diese ist jedoch bindend für den Zeitraum der Option von mindestens fünf Jahren. Ungeachtet dessen gelten für die Rechnungsstellung des Kleinunternehmers gesetzliche Vorgaben. Sie sind jedoch gegenüber dem Inhalt der Rechnung eines umsatzsteuerpflichtigen Unternehmens deutlich gelockert. 

Dennoch muss auch die Rechnung für das Kleinunternehmen sachlich und rechnerisch richtig sein. Das heißt fehlerlos, um als steuerliche Betriebseinnahme anerkannt zu sein. Umgekehrt muss auch der Empfänger der Rechnung auf die Korrektheit der Kleinunternehmerrechnung achten. Ansonsten besteht für seine Buchführung die Gefahr, dass die bezahlte fehlerhafte Rechnung nicht als steuerabzugsfähige Betriebsausgabe anerkannt wird.

Die Pflichtinhalte der Kleinunternehmerrechnung

Zu den sog. Pflichtinhalten der Kleinunternehmerrechnung gehören:

Die Daten der Kommunikation bei der Rechnung für Kleinunternehmer

Die Kommunikationsdaten vom Aussteller sowie dem Empfänger der Rechnung. Für den Empfänger sind:

  • der Name,
  • die Rechtsform
  • sowie eine Zustelladresse für die Briefpost ausreichend.

Für den Aussteller der Rechnung sind das die Mindestangaben. Hilfreich bis notwendig, nicht jedoch gesetzlich vorgeschrieben sind weitere Infos zur Erreichbarkeit. Dazu zählt die telefonische Erreichbarkeit über Festnetz und Mobilfunk, per Telefax sowie per E-Mail. Sofern für die Rechnung der offizielle Firmenkopf benutzt wird, kann bzw. müssen daraus auch die Rechtsform vom Kleinunternehmer sowie die Bankverbindung ersichtlich sein.

Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID

Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gilt als Nachweis darüber, dass der Aussteller der Rechnung als Kleinunternehmer bei seinem Betriebsfinanzamt registriert ist. Weiterhin dort als solcher geführt wird. Somit gehört die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Steuernummer auf den Vordruck der Rechnung. Eins von beidem ist ausreichend, beides gemeinsam jedoch weder falsch noch von Nachteil. Die Umsatzsteuer-ID brauchen Sie, wenn Sie einem Geschäftspartner im Ausland eine Rechnung stellen.

Das Datum der Rechnung

Das Datum der Rechnung muss dasjenige Datum sein, an dem die Rechnung ausgestellt, das heißt geschrieben worden ist. Da im direkten Zusammenhang damit das Zahlungsziel steht, sollte der Zeitabstand zwischen dem Rechnungsdatum und dem tatsächlichen Versand der Rechnung für Kleinunternehmer möglichst gering sein.

Das Rechnungsdatum und das Datum der Leistungserbringung sind nicht ein und dasselbe, denn beide Daten können deutlich voneinander abweichen. Der Kleinunternehmer kann in seiner Rechnung auf das exakte Datum der Leistungserbringung verzichten. Ein monats-, nicht taggenaues Liefer- oder Leistungsdatum lässt sich durch den Hinweis ersetzen, dass es mit dem Datum der Rechnung übereinstimmt.

Die Nummer der Rechnung muss fortlaufend sein

Jede Rechnung ist mit einer eigenen, einmalig zu vergebenden Rechnungsnummer zu versehen. Die Vergabe der Nummer bezieht sich immer auf das Geschäftsjahr. Bei einem Kleinunternehmen ist das Geschäftsjahr in aller Regel mit dem Kalenderjahr identisch. Bei der Gestaltung der Nummern kann der Unternehmer durchaus kreativ sein. Auf jeden Fall sollte das jeweilige Kalenderjahr [2018, 2019 …..] ein Bestandteil der Rechnungsnummer sein.

Die erbrachte Leistung

Exakte Beschreibung oder Auflistung der erbrachten Leistung. Zu benennen ist die handelsübliche Bezeichnung von Dienstleistung, Ware oder Produkt. Aufzuführen sind darüber hinaus die Stückzahl sowie der Stückpreis, sodass sich aus der Multiplikation von beidem die Summe errechnen lässt. Hier muss so deutlich formuliert werden, dass anhand von Kostenart und Kostenhöhe die Gesamtkosten ersichtlich sind.

So können Sie die Regelung für Kleinunternehmer auf der Rechnung ausweisen

In einem separaten Absatz wird der Grund formuliert, aus dem die ansonsten obligate Umsatzsteuer in dieser Rechnung fehlt. Dazu bieten sich die folgenden Vorschläge zur Formulierung an, von denen eine ausreicht:

  • Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.
  • Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
  • Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.
  • Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG.
  • Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
  • Kein Umsatzsteuerausweis auf Grund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.

Die Frist zur Aufbewahrung im Sonderfall

Sofern es sich um eine grundstücksbezogene Leistung handelt, muss auf die zweijährige Aufbewahrungsfrist des privaten Leistungsempfängers formlos hingewiesen werden. Weitere Infos zum Rechnung schreiben erhalten Sie in diesem Beitrag. Vielleicht benötigen Sie auch eine Honorarrechnung?