Rechnung Kleinunternehmer Vorlage, Muster kostenlos downloaden

BuchhaltungVorlagen – Sie erhalten in diesem Beitrag eine Rechnung für Kleinunternehmer als Vorlage, Muster beziehungsweise Beispiel für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Zusätzlich lernen Sie weitere Informationen zum Thema Rechnung schreiben für Kleinunternehmer.

Die Rechnung schreiben für Kleinunternehmer nach §19 UStG Vorlage, Muster oder Beispiel kostenlos downloaden, Info zur Kleinunternehmerregelung

Die Rechnung schreiben für Kleinunternehmer nach §19 UStG Vorlage, Muster oder Beispiel kostenlos downloaden, Info zur Kleinunternehmerregelung
Die Rechnung schreiben für Kleinunternehmer nach §19 UStG Vorlage, Muster oder Beispiel kostenlos downloaden, Info zur Kleinunternehmerregelung

Die Vorlage oder das Muster für die Kleinunternehmer Rechnung kostenlos downloaden

Im Nachfolgenden erhalten Sie eine Vorlage oder Muster für die Rechnung als Kleinunternehmer. Dieses Muster können Sie kostenlos downloaden und mit Ihren persönlichen Daten ausfüllen. Die Muster und Beispiele sind erhältlich als Excel Dokument, für Libreoffice oder Openoffice sowie als PDF. Hier können Sie die Vorlage kostenlos downloaden:

Was ist ein Kleinunternehmer?

Der Kleinunternehmer ist, etwas laienhaft und vereinfacht ausgedrückt, ein von der Umsatzhöhe her kleines Unternehmen. Diese Bewertung erfolgt in erster Linie aus Sicht des Umsatzsteuergesetzes UStG. Dem Kleinunternehmer wird wegen des geringfügigen Umsatzes die Erfüllung seiner ansonsten umsatzsteuerlichen Pflichten im Verhältnis zu dem damit verbundenen Aufwand vom Gesetzgeber her nicht zugemutet.

Wer kann sich von der Umsatzbesteuerung befreien lassen?

Grundsätzlich ist jeder, also auch der Kleinunternehmer nach § 2 UStG ein Unternehmer im gewerblichen Sinn. Somit erstmal mit der dazugehörigen Verpflichtung zur Umsatzbesteuerung.

Davon kann er sich auf Antrag hin befreien lassen. Die gängige Möglichkeit dazu ist der § 19 UStG. Danach wird auf die eigenen Umsätze des Kleinunternehmers keine Umsatzsteuer erhoben. Umgekehrt verzichtet er auf den Vorsteuerabzug. Im Grunde genommen ist der Kleinunternehmer in diesem Fall umsatzsteuerlich ein Endverbraucher.

Was ist die Kleinunternehmerregelung und das Optionsrecht?

Da die Kleinunternehmerregelung für den Betroffenen dauerhaft durchaus nachteilig sein kann, hat er ein Optionsrecht zur Regelbesteuerung gemäß § 19/II UStG. Diese ist jedoch bindend für den Zeitraum der Option von mindestens fünf Jahren. Ungeachtet dessen gelten für die Rechnungsstellung des Kleinunternehmers gesetzliche Vorgaben.

Sie sind jedoch gegenüber dem Inhalt der Rechnung eines umsatzsteuerpflichtigen Unternehmens deutlich gelockert. Dennoch muss auch die Rechnung für das Kleinunternehmen sachlich und rechnerisch richtig sein. Das heißt fehlerlos, um als steuerliche Betriebseinnahme anerkannt zu sein. 

Umgekehrt muss auch der Empfänger der Rechnung auf die Korrektheit der Kleinunternehmerrechnung achten. Ansonsten besteht für seine Buchführung die Gefahr, dass die bezahlte fehlerhafte Rechnung nicht als steuerabzugsfähige Betriebsausgabe anerkannt wird.

Die Pflichtinhalte der Kleinunternehmerrechnung

Zu den sogenannten Pflichtinhalten der Kleinunternehmerrechnung gehören:

Die Daten der Kommunikation

Die Kommunikationsdaten des Rechnungsausstellers sowie des Rechnungsempfängers. Für den Rechnungsempfänger sind:

  • der Name,
  • die Rechtsform
  • sowie eine Zustelladresse für die Briefpost ausreichend.

Für den Rechnungsaussteller sind das die Mindestangaben. Hilfreich bis notwendig, nicht jedoch gesetzlich vorgeschrieben sind weitere Informationen zur Erreichbarkeit. Dazu zählt die telefonische Erreichbarkeit über Festnetz und Mobilfunk, per Telefax sowie per E-Mail. 

Sofern für die Rechnung der offizielle Firmenkopf benutzt wird, kann beziehungsweise müssen daraus auch die Rechtsform des Kleinunternehmers sowie die Bankverbindung ersichtlich sein.

Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID

Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gilt als Nachweis darüber, dass der Aussteller der Rechnung als Kleinunternehmer bei seinem Betriebsfinanzamt registriert ist. Weiterhin dort als solcher geführt wird. Somit gehört die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Steuernummer auf den Rechnungsvordruck.

Eins von beidem ist ausreichend, beides gemeinsam jedoch weder falsch noch von Nachteil. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer brauchen Sie, wenn Sie einem Geschäftspartner im Ausland eine Rechnung stellen.

Das Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum muss dasjenige Datum sein, an dem die Rechnung ausgestellt, das heißt geschrieben worden ist. Da im direkten Zusammenhang damit das Zahlungsziel steht, sollte der Zeitabstand zwischen dem Rechnungsdatum und dem tatsächlichen Versand der Kleinunternehmerrechnung möglichst gering sein.

Rechnungsdatum und das Datum der Leistungserbringung sind nicht ein und dasselbe. Beide Daten können deutlich voneinander abweichen. 

Der Kleinunternehmer kann in seiner Rechnungsstellung auf das exakte Datum der Leistungserbringung verzichten. Ein monats-, nicht taggenaues Liefer- oder Leistungsdatum lässt sich durch den Hinweis ersetzen, dass es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.

Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein

Jede Rechnung ist mit einer eigenen, einmalig zu vergebenden Rechnungsnummer zu versehen. Die Vergabe der Rechnungsnummer bezieht sich immer auf das Geschäftsjahr. Bei einem Kleinunternehmen ist das Geschäftsjahr in aller Regel mit dem Kalenderjahr identisch ist.

Bei der Gestaltung der Nummern kann der Unternehmer durchaus kreativ sein. Auf jeden Fall sollte das jeweilige Kalenderjahr [2018, 2019 …..] ein Bestandteil der Rechnungsnummer sein.

Die erbrachte Leistung

Exakte Beschreibung oder Auflistung der erbrachten Leistung. Zu benennen ist die handelsübliche Bezeichnung von Dienstleistung, Ware oder Produkt. Aufzuführen sind darüber hinaus die Stückzahl sowie der Stückpreis, sodass sich aus der Multiplikation von beidem die Summe errechnen lässt. Hier muss so deutlich formuliert werden, dass anhand von Kostenart und Kostenhöhe die Gesamtkosten ersichtlich sind.

So können Sie die Kleinunternehmerregelung ausweisen

In einem separaten Absatz wird der Grund formuliert, aus dem die ansonsten obligate Umsatzsteuer in dieser Rechnung fehlt. Dazu bieten sich die folgenden Formulierungsvorschläge an, von denen einer ausreicht:

  • Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer
  • Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG
  • Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten
  • Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG
  • Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet
  • Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG”

Die Aufbewahrungsfrist im Sonderfall

Sofern es sich um eine grundstücksbezogene Leistung handelt, muss auf die zweijährige Aufbewahrungsfrist des privaten Leistungsempfängers formlos hingewiesen werden. Weitere Informationen zum Rechnung schreiben erhalten. Oder Sie benötigen vielleicht eine Honorarrechnung?

Bitte bedenken Sie, dass wir keine Rechtsberatung durchführen und keine Gewährleistungen für Veränderungen der Vorschriften übernehmen können. Bitte fragen Sie auch Ihren Steuerberater bei steuerlichen Fragestellungen.

Rechnung Kleinunternehmer Vorlage, Muster, Beispiel für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG
Rechnung Kleinunternehmer Vorlage, Muster, Beispiel für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG