In der heutigen Geschäftswelt ist es unerlässlich, eine korrekte und professionelle Rechnung schreiben zu können. Doch wie geht das eigentlich? Keine Sorge, wir haben die Lösung für Sie! In unserem Beitrag lernen Sie alles, was Sie über das Schreiben einer Rechnung wissen müssen.

Wir bieten Ihnen auch eine kostenlose Vorlage für an, die auf Excel, LibreOffice oder OpenOffice basiert und als PDF heruntergeladen werden kann. Weiterhin informieren wir Sie über die Kleinunternehmerregelung und die Pflichtangaben, die auf einer Vorlage enthalten sein müssen.

Und das Beste kommt noch: Wir zeigen Ihnen auch die Vorteile einer Software für das Rechnungsprogramm auf.

Rechnungsvorlage zum Rechnung schreiben, Muster für Excel, LibreOffice und PDF kostenlos

Im Nachfolgenden erhalten Sie eine Vorlage zum Rechnung schreiben. Welche Sie auf Ihre eigenen Bedürfnisse in Excel, LibreOffice oder OpenOffice anpassen können.

Weiterhin können Sie diese auch als PDF downloaden. Dieses Muster einer Rechnungsvorlage können Sie kostenlos downloaden und mit Ihren persönlichen Daten ausfüllen.

Rechnung schreiben Pflichtangaben

Beim Rechnung schreiben gibt es wesentliche Bestandteile zu berücksichtigen, die sogenannte Pflichtangaben. Vor allem betreffen besondere Bestandteile den Hinweis auf die Befreiung der Umsatzsteuer, sofern dieser Sachverhalt gegeben ist. Formal gesehen hat jede Rechnung folgende Pflichtangaben und Bestandteile:

  • Die Adresse vom Absender oder dem Erbringer der Leistung mit Namen der Firma und der Anschrift.
  • Die Empfängeradresse oder der Leistungsempfänger mit Namen der Firma oder der Privatperson sowie die jeweilige Anschrift.
  • Das Rechnungsdatum bzw. das Datum der Ausstellung.
  • Die Rechnungsnummer, die fortlaufend ist und einmalig vergeben wird.
  • Die nähere Beschreibung der Leistung mit Zeitraum oder Zeitpunkt. Auch die Art und Menge sowie die Bezeichnung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen sind zu erfassen.
  • Die einzelnen Positionen
  • Der Zeitpunkt der Lieferung oder die Erbringung einer sonstigen Leistung.
  • Der Nettobetrag
  • Die Umsatzsteuer, der Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuerbetrag.
  • Der Bruttoumsatz und der Rabatt.
  • Die Unterschrift des Ausstellers.
  • Weiterhin die Steuernummer innerhalb von Deutschland oder die Umsatzsteuer-ID im internationalen Zahlungsverkehr.
  • Die Bankverbindung beinhaltet die IBAN und die BIC sowie den Banknamen. Teilweise finden sich auch noch die alten Angaben, wie die Bankleitzahl und die Kontonummer.
  • Wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt, dann muss er die Bezeichnung Gutschrift wählen

Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG

Zu berücksichtigen ist auch die Rechnung für Kleinunternehmer, welche von der normalen Vorlage abweicht. Die Kleinunternehmer Regelung bestimmt über den § 19 UStG, dass die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen werden darf. Anstelle der Umsatzsteuer tritt ein Vermerk, der zum Beispiel folgendermaßen lauten könnte:

  • Die Umsatzsteuer ist nicht ausgewiesen, da § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) Anwendung findet.

Ein Kleinunternehmer ist, wer einen Umsatz im Vorjahr hat, welcher unter dem Betrag von 22.000 Euro liegt. Weiterhin im laufenden Jahr die Grenze von 50.000 Euro nicht übersteigen wird. Siehe dazu den § 19 UStG.

Die Vorlage, welche als Beispiel dient, berücksichtigt nicht die Kleinunternehmerregelung. Somit müssten Sie die Rechnung selbst abändern. Sie können aber auch auf diesen Beitrag zurückgreifen, denn dieser enthält auch eine Vorlage. Hier finden Sie die Infos zum Thema Rechnung für Kleinunternehmer.

Sonderfälle beim Rechnung schreiben

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass bei der Erstellung stets die aktuellen Vorschriften und Sonderfälle, beim Schreiben, zu beachten sind. Hierbei ist insbesondere der § 14 UStG zur Ausstellung von Rechnungen von großer Bedeutung. Denn nur wenn alle Anforderungen erfüllt werden, kann eine Rechnung als rechtsgültig angesehen werden.

Wir empfehlen Ihnen daher, sich intensiv mit den Vorschriften auseinanderzusetzen und sich im Zweifelsfall an einen Steuerberater zu wenden. Denn nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und Ihnen keine unangenehmen Überraschungen drohen.

Umgang mit der Vorlage

Hier erhalten Sie nochmals einige Tipps, wie Sie mit der Vorlage für die Rechnung umgehen und was Sie beachten sollten.

  • Insbesondere ist diese Rechnungsvorlage geeignet für die Eingabe von 8 Positionen mit Umsatzsteuer 7 %, 19 % oder ohne Umsatzsteuer.
  • Darüber hinaus müssten die Zeilen erweitert werden. Sie können die Kopf- und Fußzeilen bearbeiten. Insbesondere das Logo und die Absenderadresse ändern.
  • Die Steuer errechnet sich nach einer Angabe von Steuerschlüsseln. Diesen geben Sie in der Zeile der jeweiligen Position ein. Der Schlüssel 0 bedeutet keine Umsatzsteuer. Der Schlüssel 1 bedeutet 7 % Umsatzsteuer und der Schlüssel 2 bedeutet 19 % Umsatzsteuer.
  • Das Datum ist automatisiert, so dass immer das tagesaktuelle Datum gezogen wird. Sollten Sie das nicht wünschen, so überschreiben Sie das Datum einfach.
  • Alle weiteren Einstellungen können Sie in die Rechnungsvorlage integrieren. Das Dokument ist nicht geschützt.

Vorteile einer Software oder einem Rechnungsprogramm

Als Unternehmer hast du viel zu tun und möchtest dich nicht stundenlang mit der Buchhaltung beschäftigen müssen. Hier kommt ein Steuerberater ins Spiel, der dir nicht nur beim Schreiben von Rechnungen und den Pflichtangaben helfen kann, sondern auch bei der Beratung für ein passendes Programm zur Seite steht.

Ein Steuerberater ist ein unverzichtbarer Partner für jedes Unternehmen, der dir nicht nur Zeit, sondern auch Nerven spart und dafür sorgt, dass du immer auf der sicheren Seite bist. Lass dich von einem Profi unterstützen und blicke entspannt in die Zukunft!

Sollte es Ihnen zu kompliziert sein, die rechtlichen Bestandteile einer Rechnung immer wieder zu ändern, so kann Ihnen eine Software oder ein Programm durchaus Vorteile bringen. Normalerweise sind bei einer Software die aktuellen Änderungen regelmäßig mit berücksichtigt, somit sind Sie auf der sicheren Seite.

Die Software zum Rechnung schreiben oder für die Fakturierung bewegen sich im Bereich von 80,00 bis 150,00 Euro im Jahr, dies ist abhängig vom Funktionsumfang des Programms. Es kann auch durchaus vorkommen, dass Sie nicht jedes Jahr ein Update brauchen.

Weitere Informationen

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