Die Digitalisierung scheint im Jahr 2024 in den meisten Büros angekommen zu sein, doch mancherorts werden noch immer viele Aufgaben manuell und in Papierform erledigt. Dass es weitaus effizienter geht, zeigt ein Blick auf die Möglichkeiten moderner Lohnbuchhaltung.
Professionelle Software und Tools sind mittlerweile dazu in der Lage, Lohnprofis einfache Arbeiten abzunehmen und so für Entlastung zu sorgen. Auch dem Trend zu flexibleren Arbeitsmodellen wie dem Homeoffice tragen zeitgemäße Systeme mit ihrer Cloud-Anbindung Rechnung.
Dabei ergeben sich oft Synergien, die nicht nur zu geringeren Kosten führen, sondern auch der Nachhaltigkeit zugutekommen.
Inhalt
Automatisierung von Routineaufgaben
Ein häufig genannter Vorteil der Digitalisierung ist die Zeitersparnis. Das Erfassen von Daten, Aufsetzen von Dokumenten und Austauschen von Informationen ist auf elektronischem Wege zügig erledigt. Doch selbst Büros, die die Zettelwirtschaft größtenteils abgeschafft haben, müssen viele routinemäßige Aufgaben nach wie vor eigenhändig erledigen.
Zu den wichtigsten Trends in der Lohnbuchhaltung zählt derzeit die Automatisierung, die das Potenzial der Effizienzsteigerung weiter ausschöpft. So ermöglicht die Anbindung von Zeiterfassungssystemen an die Lohnsoftware eine vollautomatische Übernahme abgeleisteter Arbeitsstunden für den jeweiligen Mitarbeiter. Auch das Einpflegen und Überarbeiten von Stammdaten sowie die Erstellung der Lohnabrechnung sind auf diese Weise mit nur wenigen Klicks erledigt.
Die freigewordenen Kapazitäten können Fachkräfte aus dem Bereich der Lohnabrechnung für anspruchsvollere und komplexere Aufgaben nutzen. Zugleich sinkt durch die automatisierte Datenerfassung und -prüfung die Fehlerquote.
Flexibilität durch Cloud-Dienste und Homeoffice in der Lohnbuchhaltung
In Zeiten, in denen Betriebe zunehmend auf flexiblere Arbeitsmodelle setzen und Teams teilweise vom Büro und zum anderen Teil von Zuhause aus arbeiten, muss sich auch die Lohnbuchhaltung anpassen.
Für eine ortsunabhängige Zeiterfassung und Kommunikation setzen daher immer mehr Personalabteilungen auf cloudbasierte Systeme. Sie erlauben zu jeder Tageszeit den Zugriff auf wichtige Dokumente, elektronische Lohnabrechnungen und relevante Lohndaten. Dafür braucht es häufig nur ein mobiles Endgerät.
Da der Trend zum Homeoffice in nächster Zeit nicht abklingen wird, sondern vielmehr neue Standards setzt, sollten moderne Arbeitgeber am Ball bleiben und sich anpassen. Cloud-Dienste bieten darüber hinaus weitere Vorteile, wie die simple Skalierbarkeit der benötigten Anwendung. Insbesondere Startups nutzen daher bevorzugt passende Cloud-Lösungen für die Buchhaltung.
Trend zur Nachhaltigkeit
Der Trend zu mehr Nachhaltigkeit beschränkt sich nicht auf die Lohnbuchhaltung, doch auch in diesem Bereich zeigt sie ihre Wirkung. Da sich grüne und digitale Transformation perfekt ergänzen, lässt sich die Schonung von Ressourcen gut mit der gewünschten Effizienzsteigerung vereinbaren.
Elektronische Abrechnungen und ein digitales Dokumentenmanagement senken den Papierverbrauch und tragen somit zu einer Verkleinerung des ökologischen Fußabdrucks bei. Dadurch werden Arbeitgeber für junge Arbeitnehmer attraktiver, da diese tendenziell mehr Wert auf eine ethische Unternehmensführung legen.
Durch Nachhaltigkeitsstrategien vieler Betriebe fallen außerdem zahlreiche zusätzliche neue Gehaltsbestandteile in Form von geförderten Tickets für den öffentlichen Nahverkehr oder Jobrädern an. Moderne und automatisierte Lohnbuchhaltungssysteme berücksichtigen entsprechende Anpassungen automatisch, weshalb Mitarbeiter-Benefits nicht zu einer zusätzlichen Belastung für die HR-Abteilung werden müssen. Digitale Personaltools haben sich darüber hinaus auch als äußerst hilfreich für die detaillierte Nachhaltigkeitsberichterstattung erwiesen.
KI-Assistenten zeigen Potenziale auf
Künstliche Intelligenz hilft nicht nur bei der Automatisierung von zeitraubenden Arbeitsschritten und Aufgaben beim Lohn und Gehalt buchen, sie kann Lohnprofis auch als Assistent zur Seite stehen.
Die Möglichkeit zur effektiven Mustererkennung in großen Datenmengen lässt sich zusätzlich für das Erstellen von Analysen und Prognosen nutzen.
Hierfür werden historische Daten im Hinblick auf gewisse Kriterien untersucht und entsprechend ausgewertet.
Die HR-Abteilung kann so wertvolle Informationen zu Arbeitskosten, Überstunden, Leistungsbewertungen und weiteren relevanten Faktoren gewinnen. Damit tragen präzisen Analysen durch KI dazu bei, Personalressourcen und Budgets zu optimieren. Ebenfalls ermöglicht die genauere Übersicht mit einem KI-Tool eine gerechtere Anpassung von Lohnstrukturen.
In den kommenden Jahren wird dieser digitale Werkzeugkasten durch die sogenannten „Predictive Analytics“ erweitert. Darunter sind datengestützte Prognosen zu verstehen, mit deren Hilfe sich Vorhersagen zur Lohnentwicklung oder der Personalauslastung innerhalb der Lohnbuchhaltung treffen lassen.
Strengerer Datenschutz und mehr Cybersicherheit
Bereits jetzt wird jedes zweite Unternehmen Opfer von Cyberangriffen. Besonders gefährdet sind laut Statistiken KMUs, da die zur Verfügung stehenden Mittel für die digitale Sicherheit in kleinen und mittelgroßen Betrieben oft überschaubar sind. Je größer die Rolle digitaler Arbeitsmittel und Strukturen für Betriebe wird, desto wichtiger ist es, sie angemessen zu schützen. Das Risiko ist umso größer, wenn es um sensible personenbezogene Daten geht. Deshalb nutzen immer mehr moderne Softwarelösungen im Bereich der Lohnbuchhaltung verlässliche Sicherheitsfeatures.
Dazu gehören beispielsweise:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselungen,
- Multi-Faktor-Authentifizierungen und Möglichkeiten,
- Zugriffsrechte individuell zu vergeben.
Damit reagieren Entwickler professioneller Softwarelösungen auf die strengen gesetzlichen Anforderungen. Um sich bestmöglich zu schützen, empfehlen Experten zusätzlich zu technischen Maßnahmen auch Workshops und Fortbildungen, in denen Mitarbeiter für das Thema Cybersicherheit sensibilisiert werden.