Entdecken Sie die Methodik und die strategischen Überlegungen hinter der Stichprobeninventur, einer effizienten Alternative zur Vollinventur. In diesem Artikel betrachten wir die Vorteile, etwa die deutliche Zeit- und Kostenersparnis, sowie die Limitationen dieser Methode.
Außerdem führen wir Sie durch ein praxisorientiertes Beispiel, das die konkrete Anwendung veranschaulicht und Ihnen hilft, die Potenziale und Risiken der Stichprobeninventur für Ihr Unternehmen besser einschätzen zu können.
Inhalt
Stichprobeninventur
Definition: Eine weitere Inventurart ist die Stichprobeninventur. Sie ist gemäß § 241 des HGB eine zulässige Form der Inventur. Genau wie etwa die Inventur zum Stichtag bzw. die permanente Inventur. Diese Inventurart ist im Grunde genommen eine Inventur mit einem Teilausschnitt der Gesamtmenge.
Es wird anstatt der gesamten Lagermenge nur ein Teil davon, also eine Stichprobe, erfasst. Danach ermittelt man anhand mathematischer Verfahren die gesamte Menge. Im Grunde kann man die Inventur mit der Stichprobe vergleichen mit der Hochrechnung am Wahlabend. Hier gibt es ebenfalls aus den Ergebnissen einiger Wahllokale, den Schluss auf die gesamte Bevölkerung.
Vorteile der Stichprobeninventur
Der größte Vorteil der Stichprobeninventur liegt auf der Hand:
Kosten und Zeit sparen
Die Stichprobeninventur bietet eine effiziente Möglichkeit zur Bestandsaufnahme und kann wesentlich zur Kosten- und Zeitersparnis beitragen. Ein wesentlicher Vorteil gegenüber der traditionellen Stichtagsinventur liegt in der Reduktion des Personalaufwands. Während bei einer Vollinventur oft zusätzliches, externes Personal angestellt und entlohnt werden muss, erlaubt die Stichprobeninventur die Fokussierung auf ausgewählte Artikel.
Zudem wird das eigene Personal nicht in dem Umfang von der regulären Arbeit abgezogen, was den normalen Betriebsablauf weniger beeinträchtigt und Engpässe in der Produktion vermeidet. Die Stichprobeninventur ermöglicht es, mit einem Bruchteil des Aufwands, der für eine Stichtagsinventur notwendig wäre, zuverlässige Ergebnisse zu erzielen.
Stichprobe geht schnell
Die Durchführung einer Stichprobeninventur zeichnet sich durch ihre Schnelligkeit aus und entspricht bei präziser Durchführung und ordnungsgemäßer Dokumentation den gesetzlichen Anforderungen, unter anderem denen des Finanzamtes. Indem lediglich eine repräsentative Auswahl von Artikeln statt des gesamten Lagerbestands gezählt und bewertet wird, erfolgt die Bestandsaufnahme in einem Bruchteil der Zeit, die eine Vollinventur beanspruchen würde.
Wichtig ist dabei, dass die Stichprobenmethodik statistisch fundiert ist und die Ergebnisse auf den gesamten Bestand hochgerechnet werden können. Bei Beachtung dieser Prinzipien ist die Stichprobeninventur eine anerkannte und effiziente Inventurmethode.
Kein fremdes Personal
Ein weiterer Vorteil der Stichprobeninventur liegt darin, dass Unternehmen nicht auf Fremdpersonal angewiesen sind, was das Risiko von Unzuverlässigkeit, mangelnder Fachkenntnis oder Integritätsproblemen ausschließt. Bei der Auswahl von temporären Mitarbeitern bestehen oftmals Unsicherheiten bezüglich deren Qualifikationen und Vertrauenswürdigkeit, was zu zusätzlichen Risiken für den Betrieb führen kann.
Diese Risiken umgeht man mit der Stichprobeninventur effektiv, da in der Regel das eigene, bereits eingearbeitete und vertraute Personal für die Durchführung verantwortlich ist. Dadurch steigt nicht nur die Zuverlässigkeit des Inventurergebnisses, sondern es entfällt auch der Aufwand für die Suche, Einarbeitung und Überwachung von Aushilfskräften.
Nachteile der Stichprobeninventur
Auch der größte Nachteil der Stichprobeninventur liegt auf der Hand:
Leider kann es an der Genauigkeit fehlen
Eine Herausforderung der Stichprobeninventur liegt in der Gewährleistung der Genauigkeit der Bestandserfassung. Obwohl sie eine repräsentative Abbildung des Gesamtbestands liefert, kann die Präzision der Ergebnisse variieren. Je umfangreicher die Stichprobe aus dem Lagerbestand gewählt wird, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit einer genauen Schätzung des Gesamtbestands.
Allerdings steigt mit der Größe der Stichprobe auch der dafür notwendige Aufwand, was die ursprünglich angestrebte Effizienz der Methode mindert. Dieser Umstand muss bedacht werden, denn es könnte ein Kompromiss zwischen der gewünschten Genauigkeit und dem erforderlichen Inventuraufwand erforderlich sein. Kurzum: Höhere Genauigkeit geht oft mit erhöhtem Aufwand einher.
Mittelwert kann ebenfalls ungenau sein
Wie man am Beispiel der politischen Umfrage erkennen kann, kann der Mittelwert der Stichprobe ungewöhnlich hoch bzw. niedrig sein. Was natürlich zu ungenauen Ergebnissen führen kann, dies betrifft etwa Schrauben, die geschliffen worden sind. Keine Schraube wiegt am Ende genau so viel wie eine andere Schraube.
Werden nun in der Teilmenge zufällig besonders leichte Schrauben herangezogen, wird das Ergebnis der Stichprobeninventur eine zu hohe Zahl an vorhandenen Schrauben ergeben. Besonders schwer wird es bei Teilen verschiedener Größe sowie Dicke.
Man stelle sich vor, jemand wolle versuchen, die Zahl von Chips in einer Chipstüte mit Hilfe einer Stichprobe zu ermitteln. Die Chance, zu einem richtigen Ergebnis zu kommen, ist vermutlich nahe Null.
Stichprobe kann fehlerhaft sein
Dazu können in einer Stichprobe natürlich Fehler in der Berechnung unterlaufen, die sich dann potenzieren. Letzten Endes ist es eine Frage von Kosten und Nutzen, ob eine Inventur mittels Stichprobe zu empfehlen ist oder nicht. Bei Objekten von geringem Wert und hoher Quantität bzw. Menge ist die Antwort sicher Ja.
Stichprobeninventur am Beispiel erklärt
Hier erhalten Sie ein kurzes Beispiel der Vorgehensweise für die Stichprobeninventur: Das Unternehmen XY nimmt eine Stichprobe von Schrauben gleicher Größe und ermittelt das Gewicht einer Schraube mit 5 Gramm. Danach wird das Gesamtgewicht aller Schrauben gleicher Größe ermittelt. In diesem Beispiel sollen dies 15 Kilogramm sein. Die Frage hierbei ist nun, wie hoch ist die gesamte Menge an Schrauben ?
Beispiel der Berechnung mit dem Dreisatz
In diesem Beispiel findet der einfache Dreisatz seine Anwendung, um die gesamte Menge zu berechnen:
- 5 Gramm = 1 Schraube
- 15000 Gramm = x Schrauben
- x = 1 x 15000 / 5 = 3000
Antwort: Die gesamte Menge beträgt 3000 Schrauben.
Inventurarten
Hier finden Sie weitere Arten der Inventur mit Merkmalen, Vorteilen sowie Nachteilen.
- Die verlegte Inventur mit einem besseren Spielraum der Durchführung.
- Die Stichtagsinventur als klassisches Verfahren der Inventur.
- Weiterhin die permanente Inventur mit WWS oder EDV.
- Die Inventur – körperliche und Buchinventur – Sie erhalten Infos zur Definition, dem Ablauf der Inventur und wie Sie diese planen.
- Mehr zum Thema Buchhaltung lernen können Sie hier.