Umsatzsteuer buchen, Vorsteuer, Zahllast, Traglast in der Buchhaltung

Wie das alles von statten geht, wie Sie die Umsatzsteuer buchen, Vorsteuer sowie Zahllast in der Buchhaltung buchen, lernen Sie in diesem Beitrag. Weiterhin erhalten Sie Infos zur Mehrwertschöpfung, dem Brutto- und Nettoverfahren, der Soll- und Ist-Versteuerung, zum Umsatzsteuersatz sowie einige wichtige Definitionen zum Thema Umsatzsteuer.

Das Wesen der Umsatzsteuer

Der Einkauf und Verkauf von Gütern und Dienstleistungen in der Industrie und im Handel unterliegt zum großen Teil der Umsatzsteuer. Während im Verkauf die Umsatzsteuer oder oft auch Mehrwertsteuer genannt anfällt, gibt es im Einkauf die Vorsteuer. Die Vorsteuer kann geltend gemacht werden gegenüber dem Finanzamt. Die Umsatzsteuer wird erhoben auf den Mehrwert jeder Stufe, bei der Erzeugung von Gütern oder Dienstleistungen.

Die Mehrwertschöpfung und die Stufen

Mehrwertstufen mit Traglast, Vorsteuer, Zahllast und Mehrwert

In folgender Grafik sehen Sie die Mehrwertschöpfung anhand eines Beispiels von der Urerzeugung bis zum Endverbraucher entsteht Gewinn und weitere Kosten, welche ein Gut teurer werden lassen. Die auf die Differenz entfallende Umsatzsteuer, nennt man die Zahllast. Die Zahllast ist also der Betrag, welche an das Finanzamt abzuführen ist. Die sogenannte Umsatzsteuer-Traglast ist der Wert, der als Umsatzsteuer auf jeder Stufe entsteht. Die Traglast wird noch mit der Vorsteuer verrechnet und bildet somit die Zahllast. In diesem Beispiel finden Sie die Umsatzsteuer aller Stufen, diese entspricht der Umsatzsteuer-Traglast der letzten Stufe im Einzelhandel. Die Unternehmen behandeln die Umsatzsteuer als durchlaufenden Posten, d. h. der Verbraucher am Ende zahlt die volle Umsatzsteuer in Höhe von 266,00 €. Dieses Beispiel der Mehrwertschöpfung können Sie sich kostenlos als Excel-Datei oder PDF-Datei downloaden.

Die Zahllast berechnen mit Formel

Um die Zahllast der Umsatzsteuer, also der Betrag, welcher an das Finanzamt abzuführen ist, berechnen zu können, benötigen Sie folgende Formel:

  • Formel: Zahllast = Umsatzsteuer-Traglast – Vorsteuer

Dieses Beispiel berechnet die Zahllast für den Einzelhändler, der die Umsatzsteuer des Großhändlers als Vorsteuer in Abzug bringen kann. Siehe hierzu die Grafik Mehrwertstufen.

Beispiel: Zahllast = 266,00 € – 161,50 € = 104,50 €. Somit hat der Einzelhändler eine Zahllast an das Finanzamt in Höhe von 104,50 € zu zahlen.

Der Umsatzsteuersatz beim Umsatzsteuer buchen?

In Deutschland ist der Umsatzsteuersatz mit 19% und 7% veranschlagt. Den allgemeinen Steuersatz von 19% Umsatzsteuer zahlen Sie auf die meisten Produkte und Dienstleistungen. Der ermäßigte Steuersatz von 7% gilt für Güter und Dienstleistungen unter anderem mit folgenden Sachverhalten:

  • Lebende Tiere
  • Tierische Lebensmittel
  • Pflanzen und Gemüse
  • Genießbare Früchte und Nüsse
  • Genießbare tierische und pflanzliche Fette und Öle
  • Zucker und Zuckerwaren
  • Bücher, Zeitungen und andere Erzeugnisse (mit Ausnahmen)
  • Platten, Bänder, nicht flüchtige Halbleiterspeichervorrichtungen
  • Körperersatzstücke, orthopädische Apparate
  • Kunstgegenstände
  • Sammlungsstücke

Die vollständigen Sachverhalte für die ermäßigte Umsatzsteuer von 7% erhalten Sie in einer Liste im UStG, der sogen. Anlage 2 des UStG.

Definitionen zum Thema Umsatzsteuer buchen

Hier finden Sie im Überblick nochmals die Definitionen für die Begriffe Umsatzsteuer, Vorsteuer, Umsatzsteuer-Traglast, Umsatzsteuer-Zahllast.

Die Umsatzsteuer als Oberbegriff

Die Umsatzsteuer ist der Oberbegriff für die Besteuerung von Gütern und Dienstleistungen beim Verkauf.

Die Vorsteuer im Einkauf

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer im Einkauf von vorhergehenden Mehrwertstufen, d. h. von Lieferanten.

Die Umsatzsteuer-Traglast auf der Mehrstufe

Die Umsatzsteuer-Traglast ist die Umsatzsteuer der jeweiligen Mehrwertstufe.

Die Zahllast als Differenz

Die Zahllast ist die Umsatzsteuer verrechnet mit der Vorsteuer der vorhergehenden Mehrwertstufe. Dieser Betrag ist an das Finanzamt abzuführen. Den Unterschied zwischen den Begriffen Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer finden Sie in den Fragen und Antworten auf der Bildungsbibel erklärt.

Wie können Sie die Vorsteuer buchen?

Das Konto Vorsteuer ist in der Buchhaltung ein Bestandskonto. Das Konto wird als Aktivkonto geführt und es finden die Regeln für das Bestandskonto buchen statt. Die Vorsteuer bucht man auf der Sollseite des Kontos. Hierbei ist auch die Rechnungsprüfung wichtig und die Bestandteile, welche eine Rechnung besitzen muss. Die Bestandteile einer Rechnung und eine Vorlage finden Sie im Beitrag Rechnung schreiben.

Das Beispiel für das Vorsteuer buchen

Anhand dieses Beispiels lernen Sie den Buchungssatz für das Vorsteuer buchen.

Beispiel: Der Unternehmer A kauft beim Unternehmer B Ware im Wert von 10000,00 € ein. Die darauf entfallende Umsatzsteuer beträgt 1900,00 €. A kauft auf Ziel.

Die Buchungssätze mit Vorsteuer

  • Wareneingang an Verbindlichkeiten a. LL 10000,00 €
  • Vorsteuer an Verbindlichkeiten a. LL 1900,00 €

Sie können bei der Bildung von Buchungssätzen auch den zusammengesetzten Buchungssatz wählen.

Die Vorsteuer buchen am Beispiel
Die Vorsteuer buchen am Beispiel

In diesem Beispiel ist die Vorsteuer im Soll gebucht. Der Nettopreis der Ware geht auf das Konto Wareneingang ebenfalls ins Soll, da dies ein Aufwandskonto ist. Den Wareneingang buchen lernen. Das Gegenkonto Verbindlichkeiten aus LL nutzt man, da der Unternehmer A auf Ziel also Warenkredit kauft, somit ist die Vorsteuer verbucht.

Die besonderen Merkmale beim Vorsteuer buchen

Beim Buchen der Vorsteuer gibt es weitere Merkmale und wichtige Sachverhalte zu beachten. Dazu zählen unter anderem folgende Punkte:

Die Kleinbetragsrechnung sind Rechnungen oder eine Quittung die einen Bruttobetrag von 250,00 € nicht übersteigen. Für Kleinbetragsrechnungen gilt, dass der Umsatzsteuerbetrag nicht gesondert ausgewiesen werden muss. Somit muss man den Betrag der Umsatzsteuer mit Hilfe des Umsatzsteuersatzes herausrechnen. Am einfachsten lässt sich das praktizieren mit der Prozentrechnung. Es kann vorkommen, dass die Vorsteuer nicht abziehbar ist, somit ist es nötig die Vorsteuer mit auf das jeweilige Aktivkonto oder Aufwandskonto zu buchen. Dadurch erhöhen sich die Anschaffungskosten für z. B. Rohstoffe, Betriebsstoffe oder Waren. Darüber hinaus gibt es noch Sonderregelungen bei Fahrzeugen, welche auch Privat genutzt werden oder bei geleisteten Anzahlungen, etc..

Wie kann ich die Umsatzsteuer buchen?

Das Konto Umsatzsteuer ist in der Buchhaltung ein Bestandskonto. Das Konto wird als Passivkonto geführt also finden die Regeln für das Bestandskonto buchen ihre Anwendung. Die Umsatzsteuer bzw. Traglast wird somit auf der Habenseite des Kontos gebucht.

Was ist der Unterschied zwischen Soll- und Ist-Versteuerung?

Grundsätzlich werden zwei Arten der Versteuerung von Umsätzen unterschieden, die Soll- und die Ist-Versteuerung. Während die Soll-Versteuerung die Fälligkeit der Umsatzsteuer zu vereinbarten Entgelten festlegt, ist die Ist-Versteuerung auf die vereinnahmten Entgelte ausgelegt. Im § 20 UStG ist die Ist-Versteuerung, also die Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten, geregelt. Die Bedeutung der Soll-Versteuerung ist für kleine Unternehmen meist weniger geeignet, da die Umsatzsteuer mit Erstellung der Rechnung schon fällig wird, obwohl der Betrag der Rechnung noch nicht gezahlt wurde. Somit muss ein Unternehmen bei der Soll-Versteuerung die Umsatzsteuer vorfinanzieren. Kleinunternehmen wählen also besser die Ist-Besteuerung, da die Umsatzsteuer hier erst fällig wird, wenn die Zahlung vereinnahmt wurde.

Was ist das Netto- und das Bruttoverfahren bei der Umsatzsteuer?

Beim Buchen der Umsatzsteuer ist weithin eine Unterscheidung nach Netto- und Bruttoverfahren möglich. Beim Nettoverfahren werden die Buchungen getrennt nach Nettopreis und Umsatzsteuer. Hier wird also schon bei der Buchung direkt gesplittet und somit die Umsatzsteuer direkt gebucht.

Das Bruttoverfahren sieht keine Splittung vor, sondern der Bruttobetrag wird gebucht. Erst nach bestimmten Zeiträumen (monatlich, vierteljährlich), und meist mit der Abführung der Zahllast, wird die Umsatzsteuer aus den Bruttobeträgen herausgezogen und gesondert verbucht. Das Bruttoverfahren ist gerade bei kleinen aber vielen Beträgen von Vorteil. Jedoch spielt es eine immer geringere Rolle, da die meisten WWS auch das Nettoverfahren durchführen können und die Buchungen sowie automatisch erledigt werden. Bei kleineren Händlern kann es durchaus noch sinnvoll und zeitsparend sein.

So buchen Sie die Umsatzsteuer mit Buchungssatz

Anhand dieses Beispiels lernen Sie den Buchungssatz für das Umsatzsteuer buchen. Beispiel: B verkauft an A Ware im Wert von 10000,00 € ein. Die darauf entfallende Umsatzsteuer beträgt 1900,00 €. B verkauft auf Ziel.

Buchungssätze

  • Forderungen a. LL an Umsatzerlöse 10000,00 €
  • Forderung a. LL an Umsatzsteuer 1900,00 €

Sie können bei der Bildung von Buchungssätzen auch den zusammengesetzten Buchungssatz wählen.

Das Umsatzsteuer buchen am Beispiel
Das Umsatzsteuer buchen am Beispiel

In diesem Beispiel wird die Umsatzsteuer im Haben gebucht. Der Nettopreis der Ware geht auf das Konto Umsatzerlöse ebenfalls ins Soll, da dies ein Ertragskonto ist. Das Konto Forderungen aus LL wird genutzt, da der Unternehmer B auf Ziel verkauft. Somit ist die Umsatzsteuer verbucht.

Was ist die USt-Vorauszahlung und wann müssen Sie diese bezahlen?

Bei der Vorauszahlung der Umsatzsteuer gibt es bestimmte Fristen und Perioden für die Voranmeldung der Zahllast. Die Zeiträume für die Voranmeldung sind im § 18 UStG geregelt und besagen für das Jahr 2021:

  • Im Kalendervierteljahr muss die Vorauszahlung geleistet werden, wenn die Zahllast nicht über 7500,00 € liegt
  • Monatsweise muss die Voranmeldung abgeben werden, wenn die Zahllast 7500,00 € übersteigt.
  • Voranmeldung entfällt oder wird befreit durch das Finanzamt, wenn die Zahllast 1000,00 € nicht übersteigt.

Die Zahllast muss dabei bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Zeitraums der Voranmeldung beim Finanzamt eingegangen sein.

Die Umsatzsteuer buchen und die Vorsteuer verrechnen, umbuchen sowie abschließen

Beim Abschließen des Kontos Umsatzsteuer und Vorsteuer ist es wichtig, dass die beiden Konten zuvor verrechnet und umgebucht sind, bevor die Konten abgeschlossen werden. Dabei kann es vorkommen, dass eine sonstige Verbindlichkeit oder eine sonstige Forderung gegenüber dem Finanzamt entsteht. Die sonstige Forderung oder sonstige Verbindlichkeit wird in der Bilanz ausgewiesen. Das Konto Vorsteuer oder Umsatzsteuer wird an das SBK gebucht, da es sich bei beiden Konten um Bestandskonten handelt.

Die Zahllast ermitteln beim Umsatzsteuer buchen

Die Summe der Vorsteuer beträgt 10000,00 €, die Summe der Traglast beträgt 15000,00 €. Somit erkennen wir das die Summe der Umsatzsteuer größer ist als die der Vorsteuer. Das bedeutet, wir müssen das Vorsteuerkonto über das Umsatzsteuerkonto abschließen. Hier entsteht also eine Zahllast (Saldo) in Höhe von 5000,00 €.

Der Buchungssatz

  • Umsatzsteuer an Vorsteuer 5000,00 €
Vorsteuer auf Umsatzsteuer buchen Beispiel
Vorsteuer auf Umsatzsteuer buchen Beispiel

Hier entsteht zum Jahresende eine sonstige Verbindlichkeit bzw. eine Zahllast. Die Vorsteuer wird als sonstige Verbindlichkeit in der Bilanz ausgewiesen.

Einen Vorsteuerüberhang buchen

Die Summe der Vorsteuer beträgt 20000,00 €, die Summe der Traglast beträgt 13000,00 €. Somit erkennen wir das die Summe der Vorsteuer größer ist als die der Umsatzsteuer. Das bedeutet, wir müssen das Umsatzsteuerkonto über das Vorsteuerkonto abschließen. Hier entsteht also ein Vorsteuerüberhang (Saldo) in Höhe von 7000,00 €.

Der Buchungssatz

  • Umsatzsteuer an Vorsteuer 7000,00 €
Umsatzsteuer auf Vorsteuer buchen Beispiel
Umsatzsteuer auf Vorsteuer buchen Beispiel

Hier entsteht zum Jahresende eine sonstige Forderung bzw. ein Vorsteuerüberhang. Die Vorsteuer wird als sonstige Forderung in der Bilanz ausgewiesen.

Weitere Infos zum Thema Umsatzsteuer buchen

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